Após um ano de adesão do Processo Eletrônico, Prefeitura economiza R$ 300 mil reais
Digitalização dos procedimentos administrativos gera segurança, economia e agilidade
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Desde o início da implementação, em 8 de abril de 2022, tanto pela plataforma São Paulo Sem Papel, como pelo sistema SEI, já foram gerados mais de 37 mil processos e arquivos eletrônicos, o equivalente a 148 mil páginas de papel.
Convertendo-se essa economia física em dinheiro, estima-se que, desde o início do projeto, o processo eletrônico economizou aos cofres públicos quase R$ 300 mil reais em materiais, sendo R$ 150 mil reais anuais. E esse valor tende a crescer, conforme o cronograma de implementação avança.
Além disso, o tempo médio de tramitação de processos e procedimentos também diminuiu nas diversas unidades da Prefeitura, gerando resultados mais rápidos para o cidadão e para a Administração. Por exemplo, o tempo médio para obtenção de uma licença sanitária ou para obtenção de certidões caiu em um terço, dos anteriores 30 dias para apenas 10.
“O processo eletrônico é um legado pra São Vicente. Uma vitória de gestão. O orçamento da Cidade precisa ser mais enxuto e eficiente, ainda mais devido ao cenário emergencial financeiro ao qual estamos passando. Por isso, a importância de todas as secretarias aderirem à digitalização", afirmou o prefeito Kayo Amado.
Em 2022, com a publicação do Decreto nº 5.802/22, a Prefeitura instituiu o uso do processo eletrônico como ferramenta para formação, instrução e decisão dos processos administrativos, a partir de um convênio firmado com o Governo do Estado, por intermédio da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo, (Prodesp).
Mas, foi em 15 de setembro do mesmo ano, com a publicação da Portaria nº 1.185/SEGES/22, que foram, de fato, iniciadas as atividades no processo eletrônico pela plataforma “São Paulo Sem Papel”.
“A Prodesp nos auxiliou muito nesse processo de migração para o processo eletrônico. Foi a partir da experiência da empresa pública na implementação desse projeto em todo o Governo Estadual, e, claro, da competência de diversas equipes envolvidas aqui no município, que conseguimos, com sucesso, dar o pontapé fundamental nessa experiência na Prefeitura”, destacou o Secretário de Gestão, Yuri Batista.
A partir daí, cerca de 16 procedimentos já deveriam nascer eletronicamente nas unidades da Prefeitura, deixando de ocorrer a chamada “autuação física”, ou seja, em papel. Iniciava-se, então, uma trajetória de quatro anos para a completa digitalização desses procedimentos sem uso do habitual papel, carimbo e caneta.
“Iniciamos naquele dia uma fase experimental, com poucos processos. A ideia era fazer com que apenas processos internos se tornassem digitais. Assim, à medida em que os demais processos da administração fossem definidos e tivessem seus fluxos corrigidos, seriam implementados no ambiente eletrônico, inclusive para atendimento do cidadão. Tudo, claro, feito a muitas mãos”, comentou Iago Ervanovite, subsecretário de Desenvolvimento Institucional.
Ao longo deste ano, o cronograma de implementação do processo eletrônico avançou consideravelmente, e o número de processos que já nascem na plataforma digital quadruplicou, passando a quase 60 tipos.
“Até o fim deste ano, estimamos somar mais 100 tipos de processos sendo autuados e tramitados, exclusivamente pela via eletrônica, um aumento de quase nove vezes o número inicial”, declarou a diretora de Gestão Documental, Stephany Ribeiro. “Apesar do cronograma de implementação prever a conclusão do projeto após quatro anos, estamos trabalhando para reduzir esse tempo pela metade, concluindo a implantação até o fim de 2024”, reforçou.
Continuidade do projeto
Também neste ano, a partir de iniciativa do Governo do Estado, a Prefeitura iniciou uma jornada, com auxílio da Prodesp, que objetiva unificar as plataformas de processo eletrônico em todo o Brasil, por meio do projeto SEI, o Sistema Eletrônico de Informações.
Desenvolvido desde 2013 pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, o SEI tem se tornado cada vez mais a plataforma oficial de diversos órgãos públicos do país para tramitação de processos administrativos, incluindo os mais de 120 órgãos do Governo Federal.
Futuramente, o projeto objetiva integrar a comunicação oficial entre as diversas esferas de governo municipal, estadual e federal em um único sistema.
Não por outra razão, a Prefeitura de São Vicente iniciou o processo de migração de suas plataformas, e, a partir do Decreto nº 6.270/23, publicado em 11/09/2023, deixou de utilizar o “São Paulo Sem Papel”, adotando oficialmente o SEI, que vem sendo utilizado pelos servidores municipais.